Informationen / Formulare

In diesem Abschnitt finden Sie Formulare, Vorgehensbeschreibungen und weitere Informationen zum Datenschutz. Wenn Sie Informationen oder Formularunterlagen zu einem bestimmten Thema suchen, aber nicht vorfinden, oder sollten Sie allgemein Fragen zum Datenschutz haben, nehmen Sie gerne Kontakt mit dem Datenschutzbeauftragten auf. Der Datenschutzbeauftragte und sein Team sind erreichbar unter:
 
Dr. Heiko Haaz
UIMC DR. VOSSBEIN GmbH & Co KG
Otto-Hausmann-Ring 113, 42115 Wuppertal
Tel.: +49-202-946 7726 200
E-Mail: datenschutz.bht-berlin[at]uimc.de

Hinweis: Im Edge-Browser kann es zu einer fehlerhaften Anzeige von Word-Dokumenten kommen. In diesem Fall laden Sie das Dokument zunächst herunter, speichern es lokal und füllen es dort aus.

Bei Bedarf können Sie zusätzlich das entsprechende Word-Dokument beim Datenschutzbeauftragten anfordern. Sollte in einem PDF-Formular der benötigte Platz nicht ausreichen, so fügen Sie bitte dem Formular eine Anlage bei.

Gemäß Art. 30 DSGVO ist ein sog. „Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten“ zu erstellen. Bitte verwenden Sie hierzu das folgende Formular. Den Begriff des „Verfahrens“ definiert das Gesetz selbst nicht. Unter einem automatisierten Verfahren versteht man die Verwendung von personenbezogenen Daten zu einem bestimmten Zweck, welcher mit informationstechnischen Geräten (Hardware) und Computerprogrammen (Software) unterstützt wird und in organisatorische Regeln (Aufbau- und Ablauforganisation) eingebunden ist [Prozess]. Umgekehrt gilt aber nicht, dass ein Programm bzw. eine Software mit einem automatisierten Verfahren gleichzusetzen ist. So sind Standardprogramme wie z.B. Microsoft Word kein automatisiertes Verfahren, sondern lediglich die Software, die in einem Verfahren zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten eingesetzt wird. Mit Verfahren ist ein Überblick über die Verarbeitungsstrukturen gemeint, nicht die einzelnen Verarbeitungsvorgänge (Hauptprozess, welcher ggf. aus Sub-Prozessen besteht).

Bitte beachten Sie folgende Hinweise zum Formular:
Dieses Dokument für das Verfahrensverzeichnis sollte bereits vor Einführung von Datenverarbeitungsprozesse an den Datenschutzbeauftragten (DSB) gesendet werden, damit bspw. bei Verwendung neuer Software eine datenschutzrechtliche Prüfung vor Beauftragung etwaiger Dienstleister stattfindet. Das „Datum der Einführung“ eines Prozesses (Seite 1) kann im Formular zu einem späteren Zeitpunkt eingetragen werden. Ein Eintrag des geplanten Datums ist jedoch hilfreich. Das Datum sollte dann aber ggf. angepasst werden, wenn das Datum der tatsächlichen Einführung feststeht.
Die Frage wann ein Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen wurde sollte ebenfalls erst nach der Prüfung des Prozesses und der geplanten Software bzw. nach Prüfung eines geplanten Datentransfers ausgefüllt werden. Der DSB ist bereits im Rahmen der Planung der Einführung von Software oder Datenverarbeitungsprozesse einzubinden und sollte bereits dann dieses Verfahrensdokument zugesendet bekommen bevor es zum Vertragsschluss kommt. Selbiges gilt auch für das Datum bzw. den Abschluss von Vereinbarungen über die gemeinsame Verantwortung.